【仕事術】タスク管理は時間割を作ればうまくいく！TodoistとGoogle Calendarで生産性をあげる方法
おはようございます。小畑です。
タスク管理してますか？
社会人であれば、そりゃしてますよね。
僕は2つのツール（TodoistとGoogle Calendar）を使って、
タスク管理をし、生産性を上げています。
タスク管理方法って、誰に教えてもらうでもなく。
自分で模索しながら見つけてきました。
仕事する上では、タスク管理って基本スキルだと思うのです。
TodoistとGoogle Calendar使えば、タスク管理をしながら生産性を上げることができます。
僕が続けているタスク管理の方法をお伝えいたします。
タスク管理の目的は3つ
誰が、いつまでに、何をしなければいけないかを把握する
- 「いつまでに」が重要
- 「期限」が抜けると、タスク管理をする意味がなくなる（と思っている）
- アラートを出しやすくなる（素材の手配遅れなど）
- 線引をする理由づくり
- 個人とチームのタスクを把握しておく必要がある（僕の場合）
期限を守る
- 生産性を上げるには、期限を意識することが必須
- 社会人として当たり前のこと
- だけど、できてない人もいる
- 信頼問題に関わる→つまり期限を守らなければ、次に仕事を依頼してもらえない可能性が大きい
- 人は忘れる生き物
- 僕もすぐ忘れるので、リマインドを活用している
- 締切日やタスクの開始時間、MTGの開始時間などを、ありとあらゆるものをリマインドしている
- 作業に没頭していると、忘れがちになる
- ツールに頼れる所は頼りまくる
- リマインドがないと仕事の生産性が落ちる（僕の場合）
優先度をつける
- 日々のタスクは山のようにやってくる
- 順番にこなしていくのはナンセンス
- 優先順位をつけて、重要なものから片付ける
- 特に、締切日を意識して対応していく
- スケジュールは締切日から逆算して考えていく
大事なのはタスクの粒度
- 作業単位でタスクを切り分けれるのが理想
- 加えて、Gitにはタスク単位でコミットする
- タスクを因数分解すると、気持ちが楽になる
- 工数見積する際も、タスクの因数分解は役に立つ
- 自分がどういう作業をしなければいけないかを洗い出しできる
因数分解については、下記書籍をぜひご一読を。
たとえば。
「A案件のコーディングをする」というタスクがあった場合、
そのままタスクとして登録してしまうと大雑把すぎる。
コーディングをするという作業に対して、因数分解していくのである。
- キックオフMTG（必要事項ヒアリング）
- マークアップ設計
- 文書構造構築
- ベースコーディング
- モジュールコーディング
- 量産
- デバッグ
と、「コーディングをする」という作業でも、これだけ因数分解ができる。
案件によってはもっと切り分けることができるかもしれない。
さらに、これらの項目で因数分解できるものは細分化していく。
例えば、デバッグ。
- Windows
- Mac
- Android
- iOS
など。
さらには、ブラウザ毎に
- Chrome
- Firefox
- Safari
など、確認ブラウザを細分化してリスト化する。
ざっくり「デバッグ」というタスクよりも、
- Windows8 IE11
と明確に切り分けることができれば、ひとつひとつの作業は小さくなるし、
実は、人に仕事を依頼しやすくなるのだ。
このように、細かくタスクを分割して、
タスクを「完了」させることにより、達成感を味わうのである。
この「達成感を味わう」というのが、
モチベーションを維持するには必要なのだ。
タスク管理は「粒度」を意識しよう。
時間割をつくろう
- 時間割は優秀
- 時間割の9割は締切をつくる作業
- 小学生でも知っている- 大人の我々が使いこなせない訳がない
- 1日の予定を立てやすい
- タスクが見える化できる
- チーム内で共有できる
- 誰が、いつ、何をしているかを把握できる
一度、タスクを因数分解し、時間割を作ってみてください。
ToDoist を使う
- ToDo管理ツール
- ちなみに有料会員になってます
- 有料会員だとGoogle Calendarに同期できるようになる
- 作業単位でタスク化していく
- 優先順位をつける
- 優先度高いものはフラグを付ける
過去記事もどうぞ。
そして、いつのまにか「生産性のグランドマスター」にｗ
私は、#生産性のグランドマスターです。2万以上の@Todoistカルマポイントを貯めました！ https://t.co/YQrArJHjCX
— 小畑 タカユキ (@kobatatakayuki) 2017年1月17日
ゲーミフィケーション的な要素もあり、モチベーションあがりますよｗ
Google Calendar を使う
- スケジュール管理ツール
- Todoistで登録したタスクをもとに時間割をつくる
- 15分単位で考える
- 残業は見込まず、就業時間内で終わるようにスケジュールをたてる
- これで、タスクを見える化できる
- 見える化できると、マルチタスクをこなすことに無理があることがわかる
- スケジュールを登録すると、Slackに通知が行くように設定
Trello（おまけ）
- カンバン方式タスク管理ツール
- Atlassianに買収されましたね！
- 最近使えてない(；´Д｀)
- どちらかというと、チェックリストとして使っている
- Slackと連携
毎日やっていること
- まずは、サイボウズでMTGがあるか確認
- MTG設定されていれば、優先してスケジュールに組み込む
- その後、プロジェクト管理ツールで本日のタスク洗い出し
- それぞれのタスク（作業単位）をTodoistにプロット
- Todoist上で優先順位を振り分け
- Google Calendarに時間割をつくる
- それぞれ、30分前とかにリマインドされるようにセット
- ルーチンでやるタスクは、固定でセット
- 急ぎの対応が入ってきた場合は、再度時間割を見直し
- リスケが必要な場合は、チーム内に伝達してスケジュール、リソース調整
てな感じです。
これやらないと、仕事が始まらない。
これからやりたいこと
それは「作業時間の計測」です。
何度もチャレンジしました。
toggleを使って、計測しようと試みました。
Toggl - Free Time Tracking Software
しかし、ボタンを押さずに、ついつい作業を始めてしまう。
これが続くと、モチベーションも下がります。
何かいい方法ないかしらと思って考えついた結果。
原始的な方法ではありますが、、、
タスク管理する際に「予定工数を書く」というルールを決めることにしました。
【案件名】タスク名 [予定工数]
これで、解決できそうだ。
あとで、Google Calendarを見返した時に、予定工数と、実工数の差異がわかるようになるし。
うむ。これでイケる気がする(๑´ڡ`๑)
まとめ
タスク管理の目的は3つです。
- 誰が、いつまでに、何をしなければいけないかを把握する
- 期限を守る
- 優先度をつける
でしたね。
これらを守ることで、他人に迷惑をかけず、タスクを処理していくことができます。
「当たり前のことを当たり前にする」。これがタスク管理に必要な心構えです。
タスク管理をスムーズにするために、2つのツールを使いこなします。
- Todoist
- Google Calendar
これらを使って、1日の時間割をつくっていくのです。
この時に、リマインダーを活用してください。
あなたの生産性が上がることでしょう。
さいごに
最近読んだ読んだ本の中で、タスク管理をするうえで参考にした3冊をご紹介します。
※1冊は上で紹介済み。
長文失礼しました。
おわり。
追伸
#プランクチャレンジ 17日目終了！ やはり、朝にトレーニングするに限る。膝も付かずに2分いけた。 pic.twitter.com/xw5IXijq1k
— 小畑 タカユキ (@kobatatakayuki) 2017年1月16日
トレーニング、続いてます(๑´ڡ`๑)
